Office 365 Exchange: подключение общих папок и отправка письма от имени общего ящика

Дано: допустим, Вы являетесь сотрудником со своим личным корпоративным адресом электронной почты в Office 365 и/или Exchange Online, а также ящик отдела, к которому этому сотруднику предоставлен доступ на чтение и на отправку писем от имени этого ящика, при этом логин-пароль от ящика отдела сотруднику не известен (о том, как предоставить такой доступ, читайте в статье - "Office 365 Exchange: разрешения почтового ящика, назначение общего доступа").

Задачи:

1. Сотруднику нужно посмотреть содержимое ящика отдела (например, входящие письма).
2. Сотруднику нужно отправить письмо от имени ящика отдела, не вводя при этом логин-пароль этого ящика.

Итак, по порядку.



1) Чтобы в веб-версии Outlook открыть почтовый ящик отдела, к которому был предоставлен доступ одним из способов, указанных здесь, нужно зайти в Office 365 в почту Outlook под своей учетной записью, в контекстном меню своего ящика выбрать пункт "Добавить общую папку…" и в появившемся окне ввести имя или адрес ящика отдела:

Если доступ действительно был предоставлен, то он смонтируется в Вашем дереве почтовых ящиков в левой панели и откроются папки в соответствии с назначенным уровнем доступа.
В настольной клиентской версии Outlook 2013 ящик смонтируется автоматически, если основная учетная запись сотрудника Exchange уже подключена в Outlook (возможно потребуется перезапуск Outlook).

2) Чтобы отправить письмо от имени ящика отдела в веб-версии Outlook, создаем новое письмо, затем в интерфейсе письма нажимаем по кнопке с "многоточием" и в открывшемся меню выбираем пункт "Отобразить поле "От"

В появившемся поле "От" стираем имеющееся значение (скорее всего там будет адрес Вашего почтового ящика) и набираем вручную имя или адрес ящика отдела:

Далее заполняем письмо как обычно (кому, тема и т.п.). В зависимости от уровня доступа (право отправлять "от имени" или право "отправлять как") получатель увидите в поле "От кого" либо имя ящика отдела, либо сообщение о том, какой пользователь написал письмо от имени ящика отдела, например:

Если попытаться отправить письмо от имени пользователя, который не давал подобного права, то появится сообщение об ошибке:
Ошибка: У вас нет разрешений на отправку сообщений из этого почтового ящика.

Чтобы сделать тоже самое в настольной клиентской версии Outlook 2013, создаем новое письмо, в поле "От" выбираем пункт "Другой адрес электронной почты…". В открывшемся окне в списке "Отправить с помощью" выбираем свою учетную запись Office 365, а в поле "От" либо вводим ящик отдела вручную, либо по кнопке "От" выбираем адрес из адресной книги:

Далее заполняем письмо как обычно.

Если поле "От" отсутствует, то, чтобы его отобразить, перейдите на вкладку "Параметры" и нажмите кнопку "От":

Напомню, что все письма, отправленные через такой способ, попадают в личные папки "Отправленное" конкретного пользователя и в ящике отдела отображаться не будут, но пользователь может вручную перенести эти письма в общий ящик, чтобы их могли увидеть другие пользователи с соответствующим уровнем доступа.

См. также: Подключение общего ящика Office 365 на Android

(с) Ella S.

Если Вам понравилась статья, пожалуйста, поставьте лайк, сделайте репост или оставьте комментарий. Если у Вас есть какие-либо замечания, также пишите комментарии.